Kako izabrati registrator za savršenu organizaciju dokumenata Leave a comment

Dokumenta na koja možete uvek da računate

Kako izabrati registrator – Za uspešno poslovanje je najbitnije da je dokumentacija potpuno uredna kako ne bi dolazilo do grešaka koje bi mogle biti skupe. Navažnije je da su svi osnivački akti i ugovori na sigurnom kao i dokumentacija o uplatama i isplatama novca. Da bi za svaki dokument znali gde je i posle više godina od osnivanja, važno je da je sva dokumentacija dobro klasifikovana i uredno složena. U klasifikaciji dokumentacije neophodni su. Bez obzira da li su izabrani plastificirani klaseri, samostojeći klaseri ili registratori sa kartonskom kutijom, klasifikacija dokumenata je ključ dobre administracije.

Današnja administracija, bez obzira na sveopštu digitalizaciju podrazumeva čuvanje velikog broja dokumenata u papirnom obliku. Sistemi elektronskih faktura su u pogonu, ali ipak, sva dokumentacija se dostavlja knjigovođama u papirnom obliku, kako i tako ostaje da se čuva.

Ukoliko dokumenta nisu dobro razdvojena i klasifikovana dolazi do zabune i raznih problema. Zato se ne nazire mogućnost da se administracija u potpunosti prevede u elektronski oblik i klasere zamene fajlovima. Čak i da se to desi, klaseri će opstati kao potreba za rezervom informacija u poslovanju, obzirom da elektronski oblik nije bez mana. Pad sistema i gubitak informacija se pre dešava sa elektronskim čuvanjem informacija nego sa staromodnim papirnim dokumentima.

Čuvanje dokumentacije danas podrazumeva veoma dobru klasifikaciju, po datumu i tipu jer su posete inspekcija česte. Zato ne treba zaboraviti na obeležavanje dokumentacija putem nalepnica i drugih oznaka. Nekada je najpraktičnije razdvajati dokumenta u registratore različitih boja, na primer, za svaku godinu izaberete registrator druge boje.

Samostojeći klaseri – kako izabrati registrator

Klaseri koji imaju dodatno ojačanje i nije im potrebna zasebna kutija nazivaju se samostojeći . Uglavnom su napravljeni od PVC materijala, sa metalnim ojačanjima u obliku prstena i imaju stabilan oblik. Lako se otvaraju i kasnije vraćaju u svoj prvobitni oblik.

Utisak je da samostojeći registratori imaju najveću prednost u vidu praktičnosti jer nije potrebno vaditi ih iz kutije. Oni mogu da se otvore i pregledaju jednim potezom, a zatim se i lako, bez sklapanja, vraćaju gdu su stajali. Vizuelno su posebno dopadljivi, naročito kada su u jarkim bojama.

Klaseri sa kartonskom kutijom

Najčešći izbor naših kupaca su sa kartonskom kutijom jer se koriste u administraciji decenijama. Oni su pogodni za sve vrste dokumenata koji su izrazito savitljivi jer im kutija daje dodatnu stabilnost. Registratori sa kartonskom kutijom treba da budu na suvom mestu jer bi mogli da se deformišu u prisustvu vlage.

Sastoje se od uloška od lepenke, kutije od mikrovala i metalnog mehanizma koji drži providne folije. Pogodni su za dugogodišnje korišćenje i retko se kabaju.

Koje dimenzije odabrati spram potreba – kako izabrati?

Registratori A4 formata se najčešće biraju jer je najviše dokumenata koji odgovaraju toj dimenziji. Tu spadaju praktično sva dokumenta koja se koriste u regularnim procedurama institucija u našoj zemlji i svi finansijski izveštaji.

Registratori B5 dimenzije se koriste uglavnom za priznanice, potvrde koje su manjih dimenzija i slična dokumenta.

Osim po dimenzijama dokumenata koji u njih staju, klaseri se razlikuju i prema širini koja varira od 50 mm do 80 mm. Širi su po pravilu nešto stabilniji na policama.

Mali saveti za prvi izbor – kako izabrati registrator

Ukoliko želite da izaberete prve registratore za svoj posao, razlislite pažljivo o svojim potrebama. Da li su vam potrebni samostojeći, plastificirani klaseri koje ćete vrlo često otvarati ili samo mesto gde će dokumentacija stajati uredno pohranjena? Samostojeći klaseri su čest izbor knjigovodstvenih agencija i drugih firmi gde je dinamika u administraciji velika.

Zatim, birajte ih u istoj boji i ako je moguće u standardnoj veličini sve dok ne dođe do izrađaja potreba za posebnim čuvanjem u manjem formatu.

Izaberite Registratore iz naše prodavnice jednim klikom!