Pregradni kartoni za registrator – kako uvesti red u dokumentaciju Leave a comment

Otvarate registrator i tražite fakturu od prošlog meseca – listate, listate, i ne možete da je nađete. Zvuči poznato? Rešenje je jednostavno: pregradni kartoni za registrator dele sadržaj na jasne celine tako da svaki dokument ima svoje mesto. Jednom kad uvedete sistem pregradnih kartona, pretraga dokumenta traje sekunde, a ne minute. U ovom tekstu objašnjavamo kako da ih koristite i zašto su nezamenljivi deo svake uredne kancelarije.

Pregradni kartoni za registrator – čemu služe?

Pregradni kartoni za registrator su čvrsti kartonski ili plastični listovi koji se ubacuju između dokumenta i dele sadržaj registratora na tematske grupe. Na vrhu ili boku svakog kartona nalazi se jezičak sa oznakom – brojem, slovom ili natpisom – koji odmah pokazuje gde se koja grupa dokumenta nalazi. Bez pregradnih kartona, registrator je samo gomila papira u koricama. Sa njima postaje sistem koji funkcioniše.

Pregradni kartoni za registrator – koje vrste postoje?

Pregradni kartoni za registrator dolaze u nekoliko varijanti, a izbor zavisi od načina na koji organizujete dokumentaciju:

• Brojčani pregradni kartoni – označeni brojevima od 1 do 12 ili 1 do 31, idealni za mesečno ili dnevno arhiviranje faktura, izveštaja i ugovora.
• Abecedni pregradni kartoni – označeni slovima, praktični za sortiranje po imenima klijenata, dobavljača ili zaposlenih.
• Prazni pregradni kartoni – bez oznake, sami upisujete kategorije prema potrebi kancelarije.
• Plastificirani pregradni kartoni – čvršći i dugotrajniji, otporni na habanje pri čestom prelistovanju.

Kako koristiti pregradne kartone za registrator?

Upotreba pregradnih kartona za registrator je jednostavna: odlučite po kojoj logici delite dokumente – po mesecima, vrstama dokumenata ili projektima – i ubacite kartone između grupa. Na primer, u registratoru za fakture možete koristiti brojčane kartone 1–12 za svaki mesec u godini. U registratoru za kadrovsku dokumentaciju, abecedni kartoni po prezimenu zaposlenih omogućavaju trenutno pronalaženje dosijea. Ključ je doslednost – jednom kada uvedete sistem, svi u kancelariji moraju da ga poštuju.

Pregradni kartoni za registrator i fascikle – idealna kombinacija

Pregradni kartoni za registrator i fascikle se odlično dopunjuju u sistemu arhiviranja. Registrator sa pregradnim kartonima čuva završenu, arhivsku dokumentaciju koja se retko izvlači. Fascikla je praktičnija za aktivnu dokumentaciju koja se svakodnevno koristi – lako se otvara, dokumenti se brzo dodaju i vade. Idealno rešenje za kancelariju je da aktivna dokumentacija stoji u fasciklama na stolu ili polici, a kad se zatvori – premešta se u registrator sa pregradnim kartonima po godinama ili kategorijama.

Saveti za arhiviranje dokumenata u kancelariji

Dobar sistem arhiviranja se gradi postepeno. Počnite sa tekućom godinom – uzmite nekoliko registratora, dodajte pregradne kartone po mesecima i odmah počnite da slažete dokumente čim stignu. Označite hrptove registratora jasno – godina, kategorija i period. Za stariju arhivu koristite kartonske kutije koje štede prostor u ormaru. Polica za dokumenta na radnom stolu drži najaktivnije fascikle na dohvat ruke, a sve ostalo ide u ormar. Ovakav sistem funkcioniše u kancelarijama svih veličina – od jednočlanog preduzetnika do timova sa stotinama dokumenata dnevno.

Pregledajte kompletan asortiman pregradnih kartona za registratore na Beobajt sajtu i pronađite model koji odgovara vašem sistemu. Pogledajte i kompletnu ponudu fascikli i registratora za urednu kancelariju.

Više o sistemima arhiviranja i organizaciji dokumenata pročitajte na Vikipediji – Registrator.